GUIA DE LOS FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PMBOK)

La guía de los  fundamentos  de la dirección de proyectos  (PMBOK)  es  una herramienta estándar para manejar y administrar proyectos en este de describen los lineamientos, tipos de proyectos, seguimiento y control de estos.

Este dice “que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Decimos que un proyecto es temporal dado que tiene un comienzo y final definido,  este se culmina cuando se han alcanzado los objetivos planeados o cuando se da a entender que los objetivos del proyecto no se pueden alcanzar.

También decimos q los proyectos tienen una característica de elaboración gradual la cual trata de organizar paso a paso e ir aumentado mediante incrementos.

Las organizaciones ejecutan trabajos para lograr un grupo de objetivos.  Generalmente los trabajos se organizan en proyectos y operaciones. La propósito de un proyecto es conseguir su objetivo y luego concluir. Mientras que el objetivo de una operación continúa es dar apoyo al negocio.

Los proyectos se realizan en todos los niveles de la organización, estos llegan a involucrar a una sola persona o a varias. Su duración oscila entre unas pocas semanas y varios años.

Los proyectos son una manera de clasificar actividades que no pueden ser realizadas dentro de los límites operativos normales de la organización.  Es decir que,  los proyectos se utilizan regularmente como un medio de lograr el plan estratégico de la organización

También  se  habla  de  La  dirección  de  proyectos  que  es  la  aplicación  de  habilidades, herramientas,  conocimientos y técnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar los requisitos de este. “La dirección de proyectos se alcanza con la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre”.  En este dice que el  director del  proyecto es la persona encargada de alcanzar los objetivos del proyecto.

La dirección de un proyecto contiene:

• Identificar los requisitos

• Crear unos objetivos claros y posibles de realizar

• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes.

Una dirección de proyectos segura necesita que el equipo de dirección del proyecto entienda y use los conocimientos y las habilidades adecuados, por lo menos, cinco áreas de experiencia:

• Fundamentos de la Dirección de Proyectos

• Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

• Comprensión del entorno del proyecto

• Conocimientos y habilidades de dirección general

• Habilidades interpersonales.

Por lo general los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, económico y  ambiental los cuales tienen impactos positivos y negativos deseados y no deseados. El equipo del  proyecto debe tener en cuenta el  contexto de su entorno cultural,  social,  internacional, político y físico.

“Los  directores  de proyectos  o la organización pueden dividir  los  proyectos  en fases.  El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto”.

El ciclo de vida del proyecto especifica las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

El  sistema de gestión de proyectos es el  conjunto de herramientas,  técnicas,  metodologías, recursos y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto. Puede ser formal o informal, y ayuda al director del proyecto a gestionar de forma eficaz un proyecto hasta su conclusión. El plan de gestión del proyecto describe cómo se va a usar el sistema de gestión de proyectos.

La finalidad del PMBOK, no es la de exponer las disciplinas, técnicas y experiencias aplicables a la dirección de proyectos, sino simplemente la de identificar el subconjunto de éstas que es generalmente reconocido como buenas prácticas.

Para que estas buenas prácticas sean posibles, el PMBOK divide el conjunto de conocimientos para la dirección de proyectos en cuatro grupos de procesos: todo proyecto tiene que transitar por una serie de actividades de inicio, de planeación, de ejecución y cierre, bajo el gobierno de un grupo de procesos más general de supervisión y cierre.

Estos grupos de procesos no representan fases rígidas ni  recetas,  sino que,  a groso modo, equivalen al modelo “planear, hacer, verificar y actuar”:

El  Grupo  de  Procesos  de  Planificación  pertenece  al  componente  “planificar”  del  ciclo

planificar-hacer-verificar-actuar.  El  Grupo  de  Procesos  de  Ejecución  corresponde  al componente “hacer”,  y el  Grupo de Procesos de Seguimiento y Control  corresponde a los componentes “revisar y actuar”.

En  los grupos de procesos de dirección de proyectos se identifica y describe los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos requeridos para cualquier proyecto.

Los cinco Grupos de Procesos son:

• Grupo de Procesos de Iniciación

• Grupo de Procesos de Planificación

• Grupo de Procesos de Ejecución

• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

• Grupo de Procesos de Cierre

El equipo de dirección del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planificación, y los procesos e interacciones que lo componen,  para planificar y gestionar con éxito un proyecto para la organización.  El  Grupo  de  Procesos  de  Planificación  ayuda  a  obtener  información  de diferentes fuentes de distinto grado de plenitud y confianza.

La siguiente lista identifica los procesos que el equipo del proyecto debe emprender durante el proceso de planificación para concluir si es necesario realizarlos, y en ese caso, quién será el encargado de hacerlos. El Grupo de Procesos de Planificación incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

1.Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

2.Planificación del Alcance

3.Definición del Alcance

4.Crear EDT

5.Definición de las Actividades

6.Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

7. Estimación de Recursos de las Actividades

8.Estimación de la Duración de las Actividades

9.Desarrollo del Cronograma

10.Estimación de Costes

11.Preparación del Presupuesto de Costes

12.Planificación de Calidad

13.Planificación de los Recursos Humanos

14.Planificación de las Comunicaciones

15.Planificación de la Gestión de Riesgos

16.Identificación de Riesgos

17.Análisis Cualitativo de Riesgos

18.Análisis Cuantitativo de Riesgos

19.Planificación de la Respuesta a los Riesgos

20.Planificar las Compras y Adquisiciones

21.Planificar la Contratación

El Grupo de Procesos de Ejecución se forma de los procesos utilizados para cumplir el trabajo determinado en el plan de gestión del proyecto con el fin de cumplir con los requisitos del proyecto.  El  equipo del  proyecto debe estipular cuáles son los procesos necesarios para el proyecto específico del  equipo.  El  Grupo de Procesos de Ejecución incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

1. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

2. Realizar Aseguramiento de Calidad

3. Adquirir el Equipo del Proyecto

4.Desarrollar el Equipo del Proyecto

5.Distribución de la Información

6. Solicitar Respuestas de Vendedores

7.Selección de Vendedores

El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control se forma de aquellos procesos hechos para mirar la ejecución del proyecto de tal manera que se puedan identificar los posibles problemas a tiempo y adoptar las acciones correctivas,  si  es necesario,  para controlar la ejecución del proyecto. Este seguimiento continuo suministra al equipo del proyecto una idea acerca de la salud del proyecto y resalta cualquier área que necesite atención adicional.

El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

1.Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

2. Control Integrado de Cambios

3. Verificación del Alcance

4. Control del Alcance

5. Control del Cronograma

6. Control de Costes

7. Realizar Control de Calidad

8. Gestionar el Equipo del Proyecto

9. Informar el Rendimiento

10. Gestionar a los Interesados

11. Seguimiento y Control de Riesgos

12. Administración del Contrato

El Grupo de Procesos de Cierre contiene los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto,  entregar el  producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado. Este Grupo de Procesos, ya completado, comprueba que los procesos definidos se completan dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.

El Grupo de Procesos de Cierre incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

1.Cerrar Proyecto

2. Cierre del Contrato

Finalmente el capítulo 3 culmina con los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos que están relacionados por los resultados que producen. La salida de un proceso, por lo general, se convierte en una entrada a otro proceso o es un producto entregable del proyecto.

Los Grupos de son actividades aplicadas que se producen con distintos niveles de intensidad a lo largo del proyecto. Entre los Grupos de Procesos y sus procesos, las salidas de los procesos se relacionan y tienen un impacto sobre los otros Grupos de Procesos.